Privacybeleid
In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens Xtreme Office verwerkt, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen (alleen als dat nodig is), en welke rechten je hebt. We handelen conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Dit privacybeleid geldt voor het gebruik van onze website en webshop, en voor alle communicatie met ons (bijvoorbeeld via e-mail of chat).
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
Merken Distributie, handelend onder de naam Xtreme Office (verwerkingsverantwoordelijke).
Contact: https://xtremeoffice.nl/?page=contact
E-mail: dex@xtremeoffice.nl
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van wat je doet op onze website, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- Naam en adresgegevens (voor levering en facturatie)
- E-mailadres en eventueel telefoonnummer (voor orderbevestiging, updates, vragen, retouren)
- Bestelgegevens (producten, aantallen, ordernummer, status, factuurgegevens)
- Betaalstatus en betaalreferenties (via onze betaaldienstverlener; wij ontvangen geen volledige kaartgegevens)
- Communicatiegegevens (e-mails, chatgesprekken met Dex, serviceverzoeken)
- Zakelijke gegevens zoals bedrijfsnaam en btw-nummer (als je zakelijk bestelt)
Waarom verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen, zoals:
- Het verwerken en leveren van je bestelling
- Het sturen van order- en verzendupdates
- Het afhandelen van retouren, klachten, garantie en servicevragen
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld administratie- en bewaarplichten)
- Het voorkomen van fraude en misbruik van onze dienstverlening
Welke “grondslagen” gebruiken wij?
Volgens de AVG mogen we persoonsgegevens alleen verwerken als daar een geldige reden voor is. Voor Xtreme Office zijn dat met name:
- Uitvoering van de overeenkomst (om jouw bestelling te kunnen leveren)
- Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht)
- Gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld klantenservice, fraudepreventie, beveiliging)
- Toestemming (alleen als we die expliciet vragen; je kunt die altijd intrekken)
Met wie delen we gegevens?
Wij verkopen jouw gegevens niet. We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst uit te voeren. Denk aan:
- Go Parcel (QLS): voor verzend- en (indien van toepassing) retourlabels en verzendstatusupdates per e-mail
- DHL: voor het vervoeren en bezorgen van pakketten (incl. tracking)
- Betaaldienstverlener: om betalingen te verwerken (iDEAL, Mastercard, Visa)
- IT/hosting (indien van toepassing): voor het draaien van de webshop en e-mail
Met partijen die in opdracht persoonsgegevens verwerken, maken we afspraken (verwerkersovereenkomst) zoals de AVG dat voorschrijft.
Verzending & tracking
Voor verzending delen we jouw naam, adresgegevens en soms e-mail/telefoonnummer met onze vervoerders/labelpartners, zodat zij kunnen bezorgen en statusupdates kunnen sturen. Meer hierover lees je op:
https://xtremeoffice.nl/?page=verzending
Chat met Dex
Als je met Dex chat, kunnen we het chatgesprek opslaan om je vraag goed af te handelen en onze service te verbeteren. Deel in de chat bij voorkeur geen gevoelige persoonsgegevens. Wil je dat we een chatlog verwijderen, neem dan contact op via:
https://xtremeoffice.nl/?page=contact
Hoe lang bewaren we gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we ze langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting (zoals de administratie).
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Denk aan toegangsbeperkingen, beveiligde verbindingen en minimale gegevensverwerking.
Cookies en tracking
We gebruiken geen cookies voor tracking en we volgen je niet over het internet. We gebruiken alleen functionele sessies om de site goed te laten werken. Lees hierover meer op:
https://xtremeoffice.nl/?page=cookies
Jouw privacyrechten
Je hebt onder de AVG onder andere de volgende rechten:
- Inzage in je gegevens
- Correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering (in bepaalde gevallen)
- Beperking van verwerking (in bepaalde gevallen)
- Bezwaar tegen verwerking (in bepaalde gevallen)
- Gegevensoverdraagbaarheid (in bepaalde gevallen)
- Intrekken van toestemming (als de verwerking daarop is gebaseerd)
Je kunt hiervoor contact opnemen via:
https://xtremeoffice.nl/?page=contact
Klacht indienen
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Doorgifte buiten de EU
In principe verwerken we gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als er toch sprake is van doorgifte buiten de EER (bijvoorbeeld bij een IT-dienst), dan zorgen we voor passende waarborgen zoals de AVG vereist.
Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen als onze dienstverlening of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.
Minimale Gegevensverwerking
Wij hanteren het principe van 'dataminimalisatie'. Dit betekent dat we alleen de gegevens vragen die strikt noodzakelijk zijn om je pakket te bezorgen en aan onze fiscale bewaarplicht te voldoen. Omdat wij geen externe analyse-tools zoals Google Analytics gebruiken, worden je surfgegevens nooit gekoppeld aan je identiteit of gedeeld met advertentienetwerken.
Privacy-First Architectuur
Onze website is gebouwd op een privacy-vriendelijke architectuur. Wij tracken geen IP-adressen voor marketingdoeleinden en maken geen gebruik van 'fingerprinting' technieken om bezoekers te identificeren. Hierdoor is Xtreme Office een veilige omgeving voor zowel particuliere als zakelijke inkopers.
Gerelateerde pagina’s
- Algemene voorwaarden
- Verzendinformatie
- Retourneren
- Contact